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#1 29/03/2020 01h02
- DrMinimal
- Membre (2016)
Top 50 Immobilier locatif - Réputation : 80
Bonjour,
je souhaiterais avoir vos retours d’expérience concernant les systèmes d’organisation de comptabilité immobilière, aussi bien pour des SCI, que du LMNP ou de la location nue.
Par exemple, pour ma part, pour chaque bien:
- j’ai un classeur avec un intercalaire par année. Je mets tous les justificatifs individuellement dans une pochette plastique au tout début du classeur, pour signaler qu’ils n’ont pas été scannés. Chaque fois que je scanne un justificatif, je le passe derrière l’intercalaire de l’année en cours
- j’ai un dossier informatique pour l’année en cours contenant un dossier dépenses, recettes, relevés, et un dossier TODO avec les mêmes sous-dossiers pour me signaler que je n’ai pas encore transmis ces documents à mon comptable. Lorsque je transmet un document à mon comptable, le document sort du dossier Nom du bien / TODO / Recettes-Dépenses-Relevés pour aller dans le répertoire de Nom du bien / Recettes-Dépenses-Relevés (selon la nature du justificatif).
- ces dossiers informatiques sont dans le cloud (iCloud) me permettant en théorie d’accéder et d’ajouter des documents facilement depuis n’importe quel poste de travail
- à chaque fois que je scanne un justificatif, il atterrit dans TODO
- à chaque fois que je reçois un justificatif en .pdf par email, je le mets dans TODO
- lorsque je passe des commandes (typiquement Amazon) qui ne résultent pas en la réception d’un email avec un justificatif PDF, je mets cet email en non lu, ou avec un label, et c’est là que mon système devient foireux. Je procrastine à récupérer le justificatif, au bout de quelques mois je ne sais plus à quel bien correspond telle commande, et j’improvise. Je suis sûr de zapper des emails par ci / par là, et les emails que je laisse en "non lus" pour les repérer se mélangent avec les emails "non lus" personnels qui n’ont rien à voir avec l’activité de loueur. C’est également le cas pour les factures internet. Comme je ne reçois pas directement les factures en PDF par email, une fois par an je souffre en essayant de retrouver mes multiples identifiants SFR / RED by SFR / Free etc… puis de naviguer sur leurs interfaces horribles. C’est la même chose pour les charges de copropriété, où je ne trouve très rarement rapidement les documents justifiant des sommes payées sur l’année passée.
- je gère mal les justificatifs dupliqués : je reçois mes factures leroy merlin par email, mais je garde toujours l’original, que je scanne, des fois que je n’ai pas reçu le mail (qu’on ne reçoit pas instantanément). Résultat, j’injecte des documents en double
- j’aimerais, à chaque fois que je rentre un justificatif dans mon dossier, l’ajouter à un classeur excel me permettant de suivre les dépenses par mois, par catégorie… En pratique, j’ai tellement de justificatifs que je n’arrive pas à m’astreindre à suffisamment de rigueur pour tenir ce fichier
- j’ai investi dans une imprimante / scanner WiFi avec un scanner avec chargeur (où on met une pile de documents, qui sont scannés les uns après les autres automatiquement). C’est un énorme soulagement qui valait bien les 300€ dépensés : plus besoin de scanner des feuilles page après page, ou pire, via l’appareil photo de mon téléphone
- quand je scanne un justificatif "diffus" (pas une facture, mais un ticket de caisse avec un ticket de carte bleue), je scotch les tickets sur une feuille A4, écris la date, le montant et une brève description. Le scotch, peu épais, permet de laisser passer le justificatif à traver le scanner automatique
- j’essaie de nommer mes fichiers de manière prévisible : Facture 201XMMJJ - Magasin . Je ne m’y tiens pas tout le temps, en particulier quand je rapatrie d’un coup 15 factures Amazon avec des noms farfelus…
- lorsque je rembourse un client (en location saisonnière) sans passer par la plateforme, je n’édite pas directement de document. Une fois par an, j’édite les récapitulatifs envoyés par chaque plateforme, entourant en rouge les réservations remboursées avec le montant correspondant, espérant que mon comptable en tienne compte. Je suis certain d’avoir payé des impôts sur des montants remboursés non signalés.
- je ne sais pas répondre à la question "est-ce que j’ai bien mis les factures de Free / EDF / XXX sans devoir regarder tous les fichiers pour le bien en question, sans les ouvrir lorsqu’ils sont bien nommés, en les ouvrant sinon. Le fichier de suivi Excel pourrait aider dans cette situation.
Voilà de mon côté. Il s’agit certes d’une "rigueur personnelle", mais il y a certainement des astuces ou des systèmes permettant de simplifier cette gestion en en limitant la friction. Je suis très curieux de lire les vôtres.
Bien à vous,
Dr. Minimal
Mots-clés : comptabilité, lmnp, location, sci
Bonjour, je suis Dr. Minimal, et je blogue mes progrès vers l'indépendance financière en Français et en Anglais.
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