Dématérialisation des registres des sociétés depuis novembre 2019

Le Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants autorise les sociétés commerciales et les sociétés civiles à tenir leurs registres et à établir les procès-verbaux de manière dématérialisée.

Entrée en vigueur : 4 novembre 2019

Peuvent être établis sous forme électronique les procès-verbaux et les registres suivants :

- les procès-verbaux des décisions des associés ou de l’associé unique et le registre correspondant
SNC : article R221-3 du code de commerce
SARL : article R223-24 du code de commerce
EURL : article R223-26 du code de commerce
Sociétés civiles : article 45 du décret 78-704 du 3 juillet 1978

- les procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires et les registres correspondant :

SA : article R225-106 du code de commerce
SAS : article R227-1-1 du code de commerce

Les procès-verbaux établis sous forme électronique sont signés au moyen d’une signature électronique qui respecte au moins les exigences européennes (article 26 du règlement UE n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur).

La signature électronique doit notamment être liée au signataire de manière univoque et permettre de l’identifier.
Les statuts de la société peuvent prévoir des règles plus strictes.
Par ailleurs, les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.

La certification de copie ou d’extrait de PV peut se faire au moyen d’une signature électronique qui respecte les exigences relatives à une signature électronique avancée.

Sont concernés :
- les PV d’assemblées des sociétés suivantes :
- SNC (article R221-4 du code de commerce)
- SARL (article R223-24 du code de commerce) et EURL (article R223-26 du code de commerce)
- sociétés civiles (article 47 du décret 78-704 du 3 juillet 1978).

Comment faire en pratique ? Il faudra vous adresser à un prestataire (Infogreffe, Certidemat, …) qui vous fournira une
clé USB à utiliser lors de chaque signature.

Des IH vont-ils utiliser cette dématérialisation ? avez-vous une solution pour avoir une signature électronique conforme à la législation et gratuite ?

Source : D. n° 2019-1118, 31 oct. 2019 : JO 3 nov. 2019

Mots-clés : dématérialisation, légifrance, registres